1	Séminaire MindManager CNCE
2	Programme Présentation MM en tant que support de réunions Démonstration de l’outil Mise en situation
3	Introduction
4	Présentons-nous Votre animateur Vous-même Vos connaissances de l’outil Vos attentes
5	MM en tant que support de réunions
6	Enquête « Les cadres et le savoir être »
7	Le problème du cadre Autonome, pédagogue, compétent. De préférence communicant, convaincant et meneur d'hommes. Avec, enfin, la capacité à animer des réunions, participer à des groupes de travail transversaux et réagir aux urgences. Voilà le profil type du cadre, tel qu'il ressort du sondage que l'institut Sociovision-Cofremca a réalisé en exclusivité… …En théorie, l’entreprise attend du cadre, non pas qu’il se trouve en situation de pompier de service, mais qu’il veille à ce que les problématiques soient traitées sur le fond…
8	Enquête « Les cadres et le savoir être » La communication transversale, une situation à laquelle sont très souvent confrontés 36% des cadres… Communiquer de façon transversale nécessite outre les habituelles capacités inhérentes à toute communication (savoir écouter, savoir défendre son point de vue, savoir convaincre, savoir négocier, etc.) de prendre en compte les contraintes des autres services/entités… Prise de décision, influence sur des décisions et négociations sont au programme pour un quart des cadres.
9	Enquête « Les cadres et le savoir être » Prendre des décisions implique d’apprécier justement les diverses dimensions d’une problématique, d’être en mesure de sérier l’information disponible, de savoir prendre du recul pour évaluer l’impact potentiel de la décision prise : ces aptitudes requièrent à la fois rigueur et aptitude à prendre en compte le long terme. A ces qualités s’ajoutent, et notamment dans le cas où le cadre doit influencer une décision qui ne sera pas prise par lui, une capacité à convaincre, à faire valoir ses arguments, à prendre en compte les contraintes et arguments des autres acteurs de la décision afin de parvenir au meilleur compromis…
10	Là où les réunions échouent Réunions qui s’égarent Pas de réelle décision ou pas de résultat concret Désaccords durant et après la réunion Temps passé à discuter d’un point de détail
11	Le problème : Empêcher que les réunions échouent Comment remettre la réunion sur les rails? Comment arrêter cette discussion stérile ? Comment guider le groupe à passer à l’étape suivante ? Comment encourager celui qui dit quelque chose d’utile et de constructif et de faire taire poliment celui qui est hors sujet ? Comment être directif tout en étant coopératif ? Mes notes de réunion sont incomplètes Je n’ai pas envie de passer des heures à rédiger un compte rendu
12	Quand elles échouent trop souvent: Les implications habituelles Cadre submergé après la réunion Pas de suite donnée. Le temps pris pour rédiger un compte rendu est considéré comme inutile On devient vite critique des réunions…
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14	On peut éviter cela ! Avec un bon outil Si vous n’avez pas le bon outil Vous avez plus l’attention sur l’outil que sur le travail à faire Le travail est pénible Il est souvent mal fait
15	MindManager est un excellent outil de conduite de réunion Pour préparer la réunion Pour conduire la réunion Pour rédiger un compte rendu
16	MindManager, outil de préparation des réunions
17	MM outil de préparation de réunion Problèmes liés à la préparation de toute réunion Le contenu L’organisation du contenu de manière logique et ordonnée La présentation (PowerPoint, programmes pour convocation…)
18	Exemple Imaginons devoir préparer une présentation sur… les règles à respecter pour garantir qu’une réunion soit efficace
19	Les 3 apports de MindManager Des check-lists « standards » qui tiennent en une page Logistique Thématiques (avoir un contenu préexistant) Un outil d’aide à la réflexion : Vous pouvez commencer par un plan, comme par jeter les idées dans le désordre Un outil d’exportation vers Word, PowerPoint ou vers un site web.
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22	MindManager, outil d’aide à l’animation des réunions
23	Problèmes liés à l’animation des réunions Une réunion a normalement un objectif, et on en dévie facilement… Il faut encourager chacun à prendre position Celui qui prend le plus la parole n’est pas toujours celui qui dit les choses les plus intéressantes. Il faut faire participer tout en guidant La prise de notes doit être exacte Il faut respecter un certain timing
24	MindManager est là encore un outil intéressant Permet la prise de notes avec reformulation immédiate Permet la réorganisation des remarques par thème, importance, degré d’urgence, etc. au choix de l’animateur ; permet synthétiser rapidement et d’obtenir un accord sur la synthèse Tout ceci de manière immédiate Ce qui permet de guider la réunion.
25	Exemple Discussion sur l’analyse des causes des réunions qui n’aboutissent à rien… Remise en forme
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27	Autre manière d’utiliser MindManager En offrant dès le début de la réunion un canevas de réunion sur lequel on met tout le monde d’accord. On associe la prise de notes au canevas déjà créé Ceci permet d’offrir un appui méthodologique à la réunion
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29	En conclusion MindManager peut être vu comme Le buisson derrière lequel on se cache Le trou du souffleur qui influence Outil qui permet de valoriser immédiatement les participants L’outil qui permet de ne pas répondre à la critique mais d’être participatif…
30	MindManager, outil d’aide à la rédaction des compte rendus
31	Les compte-rendus Synthétiques ? La Map elle-même Détaillés ? Export vers Word Export vers Web Présentés ? Export vers Powerpoint
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33	Conclusion …De notre exposé théorique
34	Sans bon outil Pas de bon travail Beaucoup de temps perdu Efficacité très faible Un dernier exemple
35	Le manuel de Word pour cadres Comment permettre à un cadre submergé de maîtriser Word alors Qu’il se débrouille tant bien que mal avec… Qu’il ne va pas se permettre de partir 3 jours en formation Qu’il ne va pas commencer à se mettre à étudier un livre de 250 pages La solution ? Tout Word en une trentaine de Mindmaps, par thème et niveau (vert, bleu, rouge et noir)
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37	Avec Mindmanager Pour vos réunions Outil de préparation Outil d’aide à l’animation Outil de compte rendu Pour les autres occasions Excellent partout ou un dessin vaut mieux qu’un long discours
38	Questions ?